ПОЛОЖЕННЯ про загальний відділ виконавчих органів Комсомольської районної у місті ради

Затверджено

рішенням  V сесії районної                           у місті  ради VІ скликання

від 25 січня 2011року № 23

                                                                     ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ виконавчих органів

Комсомольської районної у місті ради

1. Загальні положення.

Загальний відділ є структурним підрозділом виконавчих органів Комсомольської районної у місті Херсоні ради, підзвітним і підконтрольним районній у місті раді, підпорядкованим її виконавчому комітету, голові районної у місті  ради та безпосередньо заступнику голови районної у місті ради.

У своїй діяльності загальний відділ керується Конституцією України, чинним законодавством, указами і розпорядженнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями міського голови, рішеннями сесії Комсомольської районної у місті ради та її виконавчого комітету, а також іншими нормативними, інструктивними, методичними документами, інструкцією з діловодства та цим Положенням.

Діяльність відділу здійснюється на основі перспективних поточних планів роботи, затверджених заступником голови районної у місті ради.

Положення про відділ затверджується сесією районної у місті ради за поданням завідуючого відділом, після погодження із заступником голови районної у місті ради.

2. Основні завдання і функції  відділу:

Ø            організаційно-технічне обслуговування ради, виконавчого комітету, постійних комісій ради та відділів, служб райвиконкому (за виключенням самостійних відділів);

Ø            забезпечення організації діловодства у виконавчому комітеті районної у місті ради;

Ø            забезпечення організаційно-технічної підготовки засідань виконкому;

Ø            оформлення, облік і зберігання на протязі встановленого строку протоколів сесій, засідань виконкому, усіх службових документів та здача їх у державний архів;

Ø            друкування і своєчасна розсилка усіх службових документів їх виконавцям, підприємствам і організаціям району;

Ø            складання загальної номенклатури справ та їх формування;

Ø            організація особистого прийому громадян керівництвом виконкому, контроль за виконанням графіка прийому громадян у виконкомі, організація виконання завдань, укладених під час прийому;

Ø            забезпечення чіткого контролю, обліку, реєстрації усіх письмових та усних звернень громадян, вивчення і узагальнення звернень, підготовка інформаційного матеріалу з цього питання;

Ø            підготовка відділом проектів рішень для засідань виконкому з питань, які входять до компетенції відділу;

Ø            забезпечення видачі необхідних довідок мешканцям району;

Ø            організація виготовлення друкарської продукції (бланки, форми і т. п.) для відділів, служб, комісій райвиконкому (по їх замовленню);

Ø            забезпечення телефонного  (зовнішнього та внутрішнього) зв’язку;

Ø            організація щодо збереження в належному санітарно-гігієнічному та протипожежному стані приміщень і будівель райвиконкому;

Ø            придбання господарчого інвентарю, кабінетного обладнання, канцелярських та інших товарів, матеріалів для організації праці;

Ø            забезпечення охорони власності райвиконкому і ведення постійного контролю за бережним відношенням працівників апарату виконавчого комітету до обладнання, інвентарю  та меблів, економним витратам електроенергії, води та тепла;

Ø            організація охорони будівлі та її приміщень, обладнання загальної і автономної сигналізації;

Ø            організація роботи по благоустрою прилеглої до будівлі райвиконкому території, утримання її в належному стані;

Ø            забезпечення своєчасної підготовки відповідних приміщень для проведення нарад, зборів,  конференцій та культурно-масових заходів.

Ø            організація роботи по електричному забезпеченню будівлі виконкому (ремонт, технічний огляд електромереж).

Ø            здійснення організаційно-технічного забезпечення разом з іншими структурними підрозділами виконкому по підготовці на території району виборів, референдумів та інших заходів.

3. Структура відділу.

Відділ має 13,0 штатних одиниць:

         - завідувач відділу – 1 шт. од.;

         - спеціаліст 1 категорії – 1 шт. од.

         - провідний спеціаліст– 1 шт. од.;

         - робітник по обслуговуванню будівлі – 1,5 шт. од.;

         - електрик – 0,5 шт. од.;

         - відповідальний черговий – 3 шт. од.;

         - водій – 2 шт. од.;

         - прибиральниця – 3 шт. од.

Завідувач та працівники відділу призначаються на посаду та звільняються  відповідно до чинного законодавства України.

Працівники відділу мають службові посвідчення відповідного зразка.

4. Посадова інструкція завідувача відділу.

4.1  Загальні положення.

            Основна мета діяльності завідувача відділу – забезпечення організаційно-технічного обслуговування виконкому, ведення діловодства виконкому, забезпечення організаційно-технічної підготовки засідань виконкому, оформлення і надійне зберігання архіву виконкому.   

            На посаду завідувача відділу призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем підготовки магістра, спеціаліста, стаж роботи на державній службі або на службі в органах місцевого самоврядування не менше 3-х років.

Завідувач загальним відділом є матеріально відповідальна особа.

           Завідувач відділу підпорядковується заступнику голови районної у місті ради..

У зв'язку з відпусткою або хворобою завідувача загальним відділом, його заміщує провідний спеціаліст загального відділу.

У роботі завідувач загального відділу керується Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування", указами і розпорядженнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями міського голови, рішеннями сесії Комсомольської районної у місті ради та її виконавчого комітету, наказом головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України,  інструкцією з діловодства, а також іншими нормативними, інструктивними, методичними документами та цим Положенням.

4.2  Завдання та обов’язки.

Завідувач загального відділу:

-         здійснює контроль за веденням діловодства у виконкомі;

-         забезпечує організаційно-технічну підготовку засідань виконкому;

-         оформляє протоколи засідань виконкому, з урахуванням внесених змін;

-         контролює роботу із зверненнями громадян;

-         здійснює контроль за розсилкою рішень та розпоряджень згідно з переліком розсилки, складеним автором проекту документа;

-         складає номенклатуру справ виконкому, відповідно якої документація здається до архіву;

-         забезпечує оформлення і надійне зберігання документації виконкому постійного зберігання протягом 5 років;

-         після закінчення терміну зберігання, 5 років, передає документацію виконкому до архіву для постійного зберігання, оформлюючи документацію передачі згідно законодавства;

-         організує реєстрацію вхідної кореспонденції та передачу її на розгляд керівництву виконкому;

-         забезпечує розсилку вхідної кореспонденції виконавцям;

-         забезпечує розсилку вихідної кореспонденції адресатам у день її надходження;

-         забезпечує технічне обслуговування будівлі виконкому;

-         забезпечує збереження усіх приміщень виконкому в належному санітарно-гігієнічному стані;

-         контролює роботу по забезпеченню телефонного (зовнішнього та внутрішнього) зв’язку;

-         забезпечує придбання канцелярських товарів, господарчого інвентарю, кабінетного обладнання, інших товарів та матеріалів для належної роботи структурних підрозділів виконкому;

-         забезпечує охорону матеріальних цінностей виконкому, обладнання загальної і автономної сигналізації;

-         контролює належне функціонування систем опалення, водопостачання і каналізації;

-         організує роботу по благоустрою прилеглої до будівлі території;

-         завіряє копії документів виконкому громадянам;

-         виконує додатково функціональні обов'язки спеціалістів відділу, у разі їх відсутності;

-         виконує разові доручення керівництва виконкому.

4.3  Права.

            Завідувач відділу має право:

-        бути присутнім на засіданнях виконкому, виносити на розгляд виконкому проекти рішень з питань, які входять до компетенції відділу;

-        проводити перевірку щодо ведення діловодства у структурних підрозділах виконкому;

-        вимагати необхідні відомості в структурних підрозділах виконкому для виконання своїх завдань;

-        виносити на розгляд голови виконкому питання щодо поліпшення роботи відділу;

-        вимагати від посадових осіб виконання встановлених правил роботи з документами.

4.4  Відповідальність.

Завідувач відділу несе відповідальність за несвоєчасне та неякісне виконання своїх посадових завдань та обов’язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки та обмежень, пов'язаних з прийняттям на службу та її проходженням.

     ПОГОДЖЕНО:

     Заступник голови районної у місті ради                                                       Л. П. Назаренко

     Ознайомлений:     

     Завідувач загального відділу                                                                        О.П. Макарова